こんにちは、sho-designです。
Gmailでたくさんのメールを処理する際、メールの整理に困ることがありますよね。
- 得意先のアドレスから来るメール
- 彼女からのメール
- グループでのメール
- メルマガごと
など、それぞれの条件で整理整頓されていると、なにかと便利です。
今回は、
Gmailのメールを、条件付きで整理整頓する方法
をご紹介します。
この記事の目次
【Gmail】自動的にメールを、ラベルに振り分けて整理整頓する方法
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/computer-desk-electronics-indoors-374074.jpg)
まずはじめに、どのようにGmailのメールを整理整頓するかを説明します。
メールの整理整頓には、ラベルを活用する
ラベルと言うと、あまり馴染みがないかもしれません。
イメージ的には「フォルダ」と近い感覚です。
Gmailでは、フォルダという名称ではなく、各メールにラベルをつけるという方法で整理していきます。
Gmailでメールが整理される、基本のイメージ
Gmailには、様々な名称でメールが振り分けられています。
ここを抑えておけば大丈夫という、代表的なものを紹介します。
- 受信トレイ
- スター付き
- 全てのメール
- ゴミ箱
- 迷惑メール
- 送信済み
ですね。
1つずつ軽く説明していきます。
受信トレイ
全てのメールは、まずここに入ってきます。
未読でも既読でも、自分で処理しない限りはここにメールが残る状態です。
自分でアーカイブ(保存)しない限り、受信トレイには残り続けます。
スター付き
スター付きというのは、自分で重要と思ったメールにチェックをしておく状態。
未読でも既読でも、スター(重要マーク)をつけることは可能です。
全てのメール
アーカイブもされた、過去の全てのメールがここに入っています。
受信トレイは、「アーカイブされていないもの」が表示されている状態。
「全てのメール」にはアーカイブしているもの、されていないものの両方が表示されます。
ゴミ箱
ゴミ箱はその名の通り、いらないメールを捨てた状態。
PCでもおなじみなので、わかりやすいですよね。
ゴミ箱に入れたメールは、30日間は中に残っています。
不要であれば、すぐに消去することも出来ます。
迷惑メール
迷惑メールは、Gmailが自動的にスパムやいたずらと判断したものを振り分けます。
メールによっては迷惑でないものもあったりします。
「届いてないな?」と思ったら、この中を疑ってみると入っていたりします。
受信トレイに来たメールを迷惑メールに指定することも出来ます。
反対に、迷惑メールに入ったものを「迷惑でない」と設定することも可能です。
送信済み
送信済みはその名の通り、自分から相手に送信したメールを保存しておく場所。
自分が送ったメールを確認したい場合、ここに入っています。
自分で条件をつけて、ラベルを付けて振り分ける方法
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/white-product-label-1111319.jpg)
では、自分自身で条件をつけてメールを振り分ける方法です。
前述した通り、ラベルという機能を使っていきます。
ラベルの設定方法をご紹介しますね。
設定→フィルタで、自動でラベルを付ける
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/label-4.jpg)
まず受信トレイなどの画面、右上にある歯車のマークをクリックします。
いくつかメニュー項目が出てくるので、「設定」をクリック。
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/label-5.jpg)
設定画面に移動すると、上に設定のメニューが並んでいます。
その中にある、「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック。
「新しいフィルタを作成」という項目があるので、そこをクリックします。
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/label-6.jpg)
上の画像のような画面が出てきますので、ここで条件を指定していきます。
主な条件としては、
- From→送られてきたメールアドレス
- To→送られたメールアドレス(基本的には自分ですね)
- 件名→メールの件名・タイトル
- 含む→指定した言葉を含んでいる場合
- 含まない→指定した言葉が含まれていない場合
- サイズ→メールのサイズの容量を指定できます
- 添付ファイルあり→添付ファイルの有無
がありますね。
例えば、
- mail@sho-design.netから送られてきたメール
- 「写真撮影」という言葉が含まれている
- 3MB以上の、添付ファイルがあるもの
といったような条件で、絞り込むことも出来ます。
ただ、一番シンプルで使いやすいのは、メールアドレスで振り分けるパターンです。
まずは指定アドレスをFromに入れて、「フィルタを作成」ボタンを押して進みます。
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/label-1.jpg)
フィルタを作成のボタンを押すと、この画面に進みます。
ラベルを付けて整理する場合、
- ラベルを付ける
- 一致するスレッドにもフィルタを適用する
の2つにチェックをします。
ラベルを付ける
送られてきたメールに、自動的にラベルを付ける指定。
「ラベルを選択」でラベルを指定しますが、ここで新しく設定することも出来ます。
一致するスレッドにもフィルタを適用する
ここはかなり重要。
「一致するスレッド」とは、過去のメールのことです。
ここをチェックしておかないと、過去に来ていたメールにはラベルが付かないので注意が必要。
ただ、後からフィルタを修正することも出来るので、チェックを付け忘れても大丈夫です。
この2つを設定したら、最後に「フィルタを作成」ボタンを押して完了です。
実際にラベルが適用されているか、確認してみる
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フィルターで条件をつけて、ラベルが貼られているかどうか確認します。
左側のメニュー、受信トレイや全てのメールがある箇所ですね。
下の方に、右が三角に尖っているラベルのアイコンが出来ているはずです。
そこをクリックすると、条件が当てはまったメールが、絞り込まれて表示されます。
なにげにこの瞬間、けっこう気持ちいいです。
ラベルを付けるフィルターを修正する場合
![](https://www.sho-design.net/wp-content/uploads/2020/05/label6.jpg)
作成したフィルターは、後から修正することも出来ます。
作成した時と同じで、
- 歯車のマークから設定
- フィルタとブロック中のアドレス
- 出来上がっているフィルタから、「編集」をクリック
すると、フィルターを作った時と同じ画面が出てきます。
条件を追加したり修正することで、フィルターを修正できます。
「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックをしている場合、
過去のメールにも新たに条件が適用されます。
ラベルを付けるフィルターを削除する場合
ラベルを付けるフィルターを削除する場合もかんたんです。
編集する時と同じ手順で進み、「編集」リンクの横にある「削除」を押せばOK。
フィルターを削除した場合でも、もちろんメールは「全てのメール」に残ります。
あくまで「条件をつけて絞り込む設定」が消されるだけなので、ご安心を。
【Gmail】自動的にメールを、ラベルに振り分けて整理整頓する方法 まとめ
Gmailは4次元ポケットみたいなもので、全てのメールを一箇所に集めます。
自分自身で検索したり、フィルターで整理をしておかないと、
どこに何があるか迷ってしまいますよね。
なので、このフィルターでラベルをつけるというテクニックは、かなり使えます。
意外と知られていない方法なので、Gmailを使う際はぜひ活用してみて下さい。
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